fbpx

Gestione del tempo per studenti e lavoratori con la matrice di Eisenhower

Come organizzarsi la giornata di studio con la Matrice di Eisenhower

Di recente ho letto un articolo di gestione del tempo con la Matrice di Eisenhower, che insegnava come organizzarsi la giornata con cose tipo:

“Parte del tuo tempo lo impieghi a studiare, altra parte a fare le cose che ami, altro ancora a non fare nulla. Quello è tempo sprecato e va eliminato”.

MA VA????…

Nessuna novità: inizi a studiare ma lo smartphone, i contrattempi, la procrastinazione, gli impegni e la fatica ti bloccano.

E ti ritrovi ad arrivare alla data della prova con delle aree in cui senti chiaramente che la tua preparazione non è sufficiente.

La soluzione che consiglio già nel libro e nei Materiali Gratuiti è di seguire delle strategie di gestione del tempo: cioè mettersi delle regole semplicissime per fare il massimo nel minor tempo possibile.

Come organizzarsi la giornata col time management per smettere di avere ansia

Organizzazione giornata: un fallimento.

Ti è mai capitato di arrivare a metà giornata e di dirti “Mamma mia! Oggi non ho combinato ancora nulla!”?

Ovviamente non è davvero così, però hai la sensazione più o meno chiara che non hai ancora fatto nulla di realmente importante, quelle cose che veramente vanno fatte perché sai che ti porteranno dei vantaggi o daranno una spinta al tuo lavoro, allo studio, alla tua attività.

Il vero segnale di cattiva gestione del tempo è l’ansia. La sensazione di essere sempre in emergenza, o che qualcosa ti sta sfuggendo di mano.

Esami da incubo Il Tuo Metodo Di Studio È Frustrante, Lento E Non Ti Dà Sicurezza?
Non Mollare... 21.000 Studenti Hanno Già Letto L'Ebook Bestseller Su Amazon + 6 Ore Di Videocorso  "I 3 Mostri Da Uccidere All'Esame" ⭐⭐⭐⭐⭐ (130 recensioni)

Nella vita il tempo è la cosa più importante che abbiamo, purtroppo siamo “costretti” a trascorrerne tantissimo al lavoro o presi dagli impegni domestici… mentre ci piacerebbe stare in viaggio, che so, su una nave da crociera, su un’isola tropicale o in qualche splendida capitale europea…

Essere più produttivi, in teoria, si basa su tre semplici principi:

  1. il time management
  2. l’organizzazione dello spazio
  3. la gestione della propria mente 

Li tratteremo uno a uno.

Se si hanno confini chiari tra lavoro e vita privata e se si applicano immediatamente le buone regole finché diventano abitudine, gli studi sostengono che è possibile riguadagnare fino a 2 ore al giorno.

E’ importante avere una grossa motivazione. Cosa ci faresti, con 2 ore in più al giorno? Se il pensiero ti entusiasma, hai trovato la giusta motivazione per creare delle nuove abitudini che dureranno nel tempo.

Ah, un’altra cosa è importante: non affidarsi alla TROPPA organizzazione e pianificazione per fare le cose. Nota che qua parliamo di organizzarsi la giornata, non di “mettersi l’obiettivo esame x in data y” e poi farsi le tabelle di studio, riposo e possibili contrattempi per tenere tutto sotto controllo.

Queste strategie sono provate, riprovate e quasi sempre fallimentari, perché non rispettano l’esigenza di libertà del cervello e ti danno più stress di quanto te ne tolgano.

Perché non si sa come organizzarsi la giornata (e quali errori si fanno)

Ok, è una cosa che si deve fare, ma noi lo sprechiamo pure:

  • sul tipo di attività sbagliata
  • sul lavoro giusto ma fatto nel momento sbagliato della nostra giornata
  • a dar retta a mille richieste di persone che ci rendono disorganizzati quanto loro
  • a “socializzare” quando in realtà dovremmo impegnarci, con la prospettiva di smettere finalmente di studiare e lavorare con la coscienza a posto, andare a casa oppure uscire a fare ciò che più ci piace.

Il principio fondamentale della gestione del tempo è aver chiaro ancor prima di iniziare cosa si sta facendo, quando lo si sta facendo e come organizzare una giornata in modo da finire il prima possibile e concedersi al relax o a una passione.

Per questo uso Google Calendar come time manager personale.

1. Come organizzare il tempo con Google Calendar (anche se programmare la giornata ti stressa un po’)

La prima cosa da fare, e che forse non hai mai fatto perché pensi che ci voglia troppo tempo, è essere organizzati con un programma, un planner, un’agenda o simili. Sei tu il tuo time manager. 

Non avere un calendario ti espone al rischio di “sforare” il tuo budget di tempo o di accavallare le cose.

Su questa agenda dovrai scrivere ogni giorno una lista di cose da fare, evitando che queste vengano fatte a caso e che si accavallino tra loro.

Ah, una nota.

Ricorda che il calendario è un impegno con te stesso e con gli altri. Perciò in linea generale, mai prendere un appuntamento senza aver controllato il calendario. Considera i tempi per gli spostamenti e gli imprevisti. Tieni conto dei tempi per il relax. E non ti incasinare accavallando le varie cose.

Insomma, niente multitasking mi raccomando.

Questa pratica, culturalmente accettata, è molto dannosa. E’ peggio di una bugia. Il cervello non è fisicamente capace di effettuare più attività contemporaneamente. Effettua invece uno Switchtasking: va avanti e indietro tra le attività.

Gli effetti sono disastrosi:

  • Ci vuole più tempo (circa 10x)
  • La qualità di quello che fai diminuisce = aumentano gli errori
  • Aumentano i livelli di stress (Grazie tecnologia!)

Nel caso degli studenti, dovresti stabilire almeno quante pagine è necessario (e riesci a) studiare durante il giorno, per cercare di arrivare preparati alla prova su tutto il programma.

Personalmente uso Google Calendar: ci scrivo su tutto, ma proprio TUTTO, con colori diversi a seconda del tipo di attività.

Ecco un esempio di come gestire il tempo con un’organizzazione meticolosa della settimana:

gestione del tempo

Lo so sembra un po’ una follia, ma se vuoi fare tutto e bene devi darti dei tempi e delle regole… ok anche in modo meno ossessivo.

Il fatto di usare un’agenda o un calendario ha anche un altro vantaggio: stabilisce degli obiettivi temporali e ti costringe a ordinare le cose da fare in base alla loro priorità, ovvero alla loro importanza in vista dell’obiettivo finale. Ne parliamo tra poco.

Una cosa fondamentale da ricordare qui è di essere realista: decidi quanto studiare al giorno ma senza esagerare! E’ inutile pensare di poter fare a perfezione 100 pagine al giorno, se poi tanto non ce la fai. Meglio farne 30 al giorno ma bene, non trovi?

Poi, sia chiaro, sii flessibile: se non riesci a seguire alla lettera il programma non succede niente! I giorni di cazzeggio ci sono sempre, e così i contrattempi. Quel che non fai un giorno lo farai il successivo.

La concezione classica Tempo = denaro è vera secondo te?
Secondo me vale solo perché in effetti il tempo è una risorsa scarsa.

Il tempo si può prendere in prestito, per esempio  da un’attività per darlo alla famiglia/al lavoro/agli hobby… o dal sonno per darlo al lavoro…

… ma si ripaga sempre con interessi altissimi (e con altro tempo!).

Quindi non spendere mai più tempo di quel che hai! Meglio spenderne meno che più, perché se no ti esaurisci.

L’importante è non discostarti troppo da quanto programmato e usare la pianificazione come una guida e un “motivatore” per tutto il periodo di preparazione alla prova.

E qui entra in ballo il secondo principio.

2. Organizzare lo spazio di lavoro per influenzare e gestire meglio il tempo di studio

Il tuo spazio di lavoro è “ordinato”?

Nella “crescita personale”, soprattutto nelle aziende, si parla spesso di time management e organizzazione. L’organizzazione non è solo temporale ma anche spaziale, e qui entrano in ballo i cosiddetti Punti di accumulo.

Sono posti dove si aggregano cose irrisolte: pile di documenti, cartelle email, cassetti, ricevute, ecc. Chissà quanti ne hai in casa. Cose “non processate”, che Non hai ancora deciso chiaramente cosa farne, quando farlo e dove vanno messe. 

Come riconoscerli questi punti di accumulo? Facile: ci stanno dentro tante cose “mischiate” tra loro. Pensa che una persona normale in media ne ha dai 40 ai 50, disseminati tra casa, macchina, lavoro e altro.

E’ risaputo che ridurre al minimo indispensabile i punti di accumulo è indispensabile per ridurre gli switch mentali. Ti spiego subito.

E’ più facile raccogliere 100 arance da 5 alberi oppure da 20?

Ecco. Quello che fai, sbattendoti da una parte all’altra per recuperare la lista delle cose da fare, gli oggetti che ti servono, i libri, la penna, i fogli da usare, quegli altri appunti, il cellulare… Ogni passaggio di questi è uno switch

Ah dimenticavo.

La tua mente non è un punto di accumulo!
La tua mente è piena di cose da fare vero? Piccole interruzioni, cose irrisolte, buoni propositi, ansie.

Qualunque cosa tu stia facendo, ti interrompono e ti ricordano le cose da fare durante la giornata. Cose che “assolutamente non devi dimenticare”

A ogni nuovo pensiero, fai uno switch che ti distrae dallo studio. E ciò può portare persino danni alle relazioni, al sonno, ti porta a svegliarti con un sacco di preoccupazioni e ansie.

Come risolvere: scrivi tutti questi pensieri. Metti su carta tutto ciò che è “fuori posto”, fallo velocemente, senza organizzare nulla! Ogni volta che viene qualcosa in mente, scaricalo sul sistema.

3. Come organizzarsi la giornata nella Mente: gestire il tempo con la regola della Priorità

Il terzo principio in parole povere si può riassumere così: la maggior parte dei vantaggi di ciò che fai della tua vita viene dal (relativamente poco) tempo in cui ti impegni veramente tanto.

Tradotto in altri termini, ogni volta che inizi a fare qualcosa:

“Fare questo è piacevole e importante tanto da portarmi avanti nel lavoro e farmi ottenere qualcosa? Oppure è una cosa che va fatta e basta?”

Per esempio, come puoi vedere nella foto sopra, metto in calendario le cose più importanti da fare per prime, e dopo tutte le altre.

Così sono sicuro che la mattina farò le cose fondamentali.

Se non te lo chiedi ti ritroverai a fare un sacco di lavoro che deve essere fatto per forza, per intenderci, e a non dedicare abbastanza attenzione a quello che serve e importa davvero!

Che ne so, potresti svegliarti la mattina e iniziare facendo un riassunto chilometrico di un capitolo. Per poi renderti conto dopo averlo fatto che quel capitolo non era così importante ai fini dell’esame.

Magari il capitolo importante era il successivo, e tu hai dedicato 4 ore a fare una cosa meno importante di un’altra, per quanto fosse da studiare anche quella.

La soluzione è: durante la giornata dividi esattamente a metà le ore di lavoro e… dedicane una metà alle “cose da fare e basta” e l’altra metà alle “cose fondamentali”!

La gestione del tempo ti semplifica la vita… organizzare lo studio con un bivio

A proposito di cose fondamentali, siete persone incasinate?

Alcuni nella confusione si trovano molto bene, dicono che hanno un loro ordine mentale.

Altri hanno bisogno di essere totalmente inquadrati e che non ci sia nulla fuori posto, altrimenti vanno in ansia.

Io ero fra i primi, ma di recente ho fatto un corso per imparare a organizzarmi la vita e mi sono reso conto che sono pieno di cose che accumulo e non riordino mai.

Ho deciso di mettere ordine e per farlo ho avuto bisogno di stravolgere un po’ il mio modo di ragionare.

Il segreto a quanto pare sta nel dividere tutto in due categorie: le cose da fare e quelle da eliminare.

La chiave per sapere sempre in anticipo come organizzarsi la giornata

Prova subito a fare una lista di dieci cose da fare. Ora dividile in due colonne:

– Quelle IN ENTRATA sono tutte le cose che decidi di sistemare durante la giornata.

Può essere un capitolo da studiare, pagare l’assicurazione, prendere un appuntamento, chiarire una situazione con una persona (o programmare del tempo per farlo).

– Quelle IN USCITA sono tutte le cose che non sai se sono da fare o meno, hai indecisione, non hai capito se ti servono.

Lo so è drastico ma ti devi sforzare di mettere ogni cosa in un mucchio o nell’altro.

Perché solo due categorie? Perché il cervello è bravissimo a scegliere tra due opzioni, ma quando diventano tre… va nel pallone e perde un sacco di tempo per decidere.

Ottimizzare il tempo con la Matrice Eisenhower

L’ideale, a dire la verità, sarebbe che le cose da fare per forza venissero automatizzate, magari con qualche programma informatico, in modo che siano sempre più veloci… oppure chiedere di farsi aiutare da qualcuno, anche a pagamento se necessario.

Tutto quello che abbiamo appena detto è ben riassunto nella famosa Matrice Eisenhower:

matrice di eisenhouer

La matrice di Eisenhower è facilissima da leggere. Ci troviamo:

  1. le cose da fare subito, all’inizio della giornata, altrimenti ti ritrovi a metà pomeriggio con l’acqua alla gola.
    Esempio: studiare i capitoli che il prof chiede con più probabilità.
  2. le cose che puoi fare dopo le prime, sempre entro la giornata.
    Esempio: andare a lezione (se non le hai obbligatorie)
  3. quelle che credi di dover fare con urgenza, ma in realtà possono fare anche altri (specialmente se è compito loro).
    Esempio: lavare bagno e cucina, fare la spesa, fare i piatti quando è il turno delle tue coinquiline.
  4. quelle da eliminare il prima possibile dalla tua vita.
    Esempio: giochini sulle app, scrollare i social network, fare i riassunti e gli schemi.

Resta fedele alle regole di organizzazione del tempo (quando puoi) e impara a dire no

Riassumendo, ottimizzare il tempo può essere molto più semplice mettendo insieme e basandosi senza eccezioni su delle regole intuitive, che talvolta dimentichiamo o abbiamo paura di applicare.

Rimanendo incollati al calendario ogni giorno, i risultati saranno sorprendenti già in una settimana e potrai seguire un’ultima regola, fondamentale:

IMPARARE A DIRE NO.

Dare retta a mille richieste ti fa male. Le persone hanno tutto il diritto di chiederti una mano, o di chiederti di fare cose “urgenti”. E tu hai tutto il diritto di dire più no che sì.

A volte questa regola non è solo saper dire di no (con delicatezza) agli altri, ma anche a se stessi. Come puoi imparare a dire a un amico “Non posso proprio ora, possiamo sentirci più tardi?”, anche tu puoi coltivare i tuoi Momenti sacri.

Le cose importanti vanno fatte nei momenti più produttivi della giornata (es. mattina presto), ore in cui funzioni alla grande e non vuoi distrazioni, disturbatori esterni, richieste, chiamate, messaggi… né pensieri disfunzionali.

Insomma, non fai entrare niente. Il tuo giardino fiorito va preservato: chiudi il cancello a distrazioni, disturbatori e… ossessioni! Altrimenti ti calpesteranno i fiori.

Le pause

Ogni tanto stacca completamente dallo studio e dal lavoro, rilassati, passeggia, fai sport, perché anche l’essere umano ha bisogno di ricaricare le pile e se non lo fa, presto si sentirà scarico e frustrato.

Questo almeno è ciò che succede a me. Di solito pianifico molto, decido quanto studiare ogni giorno e cosa fare di veramente importante. Ma pianifico anche il mio calendario “personale”.

Non trascuro i rapporti sociali, le passioni, lo svago, lo sport e le uscite, però quando si tratta di studiare cerco di concentrarmi al massimo.

Come organizzare la giornata e pianificare il tempo per studiare senza forzarsi

Ai corsisti insegno però anche un’altra cosa: a non forzarsi mai, perché forzarsi chiude un po’ i cancelli percettivi e della concentrazione. Ok studiare, ma senza esagerare.

Non forzarsi significa studiare solo quando si è veramente pronti a farlo, senza esagerare e facendo pause frequenti. Solo così la mente è sempre pronta ad apprendere e non vede il compito come eccessivamente gravoso.

In ogni corso gestione del tempo e obiettivi sono considerati importantissimi. Ma non si possono avere solo obiettivi nella vita!

Gestire il proprio tempo significa anche ritagliarsi del tempo libero: tutto deve essere integrato e funzionare bene, altrimenti gli equilibri saltano e si sta male, in perenne ansia e agitazione.

La corretta gestione del tempo tramite Matrice di Eisenhower è solo uno dei tantissimi elementi che garantiscono i grandi risultati ottenibili grazie ai Materiali Gratuiti.

Sì è vero ci sono anche i libri e i corsi a pagamento. Mica è obbligatorio fare un corso del tutto gratuito con gli stessi contenuti! Ognuno spende i propri soldi come preferisce.

Affari vettore creata da freepik – it.freepik.com

Fai vedere che ci tieni:
__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"62516":{"name":"Main Accent","parent":-1}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"Default Palette","value":{"colors":{"62516":{"val":"var(--tcb-skin-color-0)"}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"62516":{"val":"rgb(19, 114, 211)","hsl":{"h":210,"s":0.83,"l":0.45}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__
__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"89b00":{"name":"Main Accent","parent":-1},"f4f63":{"name":"Accent Dark","parent":"89b00","lock":{"saturation":1}}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"Default","value":{"colors":{"89b00":{"val":"var(--tcb-skin-color-5)"},"f4f63":{"val":"rgb(2, 2, 3)","hsl_parent_dependency":{"h":233,"l":-0.01,"s":0.27}}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"89b00":{"val":"rgb(19, 114, 211)","hsl":{"h":210,"s":0.83,"l":0.45,"a":1}},"f4f63":{"val":"rgb(12, 17, 21)","hsl_parent_dependency":{"h":206,"s":0.27,"l":0.06,"a":1}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__
Precedente
__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"89b00":{"name":"Main Accent","parent":-1},"f4f63":{"name":"Accent Dark","parent":"89b00","lock":{"saturation":1}}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"Default","value":{"colors":{"89b00":{"val":"var(--tcb-skin-color-4)"},"f4f63":{"val":"rgb(3, 3, 2)","hsl_parent_dependency":{"h":79,"l":-0.35,"s":0.27}}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"89b00":{"val":"rgb(19, 114, 211)","hsl":{"h":210,"s":0.83,"l":0.45,"a":1}},"f4f63":{"val":"rgb(12, 17, 21)","hsl_parent_dependency":{"h":206,"s":0.27,"l":0.06,"a":1}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__
Prossimo

La tua Trasformazione inizia da qui:
leggi gratuitamente il Bestseller

Studia in modo efficiente: a perfezione, veloceme e senza ansia

Il Corso Individuale per avere risultati più in fretta di tutti

Lasciami un commento

Your email address will not be published. Required fields are marked

    1. Grazie Maria, sono molto contento che ti sia piaciuta, questa mega-guida in effetti riscuote successo proprio perché tutti siamo spesso disorganizzati e disorientati.

    1. Grazie a te Andie per averla letta, sono felice che ti sia piaciuta tanto, mi raccomando metti in pratica le indicazioni. Magari non tutte insieme, ma gi facendone alcune noterai i cambiamenti in positivo nella tua organizzazione giornaliera e produttività.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}