Gestione del tempo per studenti e lavoratori con la matrice di Eisenhower

come organizzarsi la giornata

Come organizzarsi la giornata di studio con la Matrice di Eisenhower

Di recente ho letto un articolo di gestione del tempo con la Matrice di Eisenhower, che insegnava come organizzarsi la giornata con cose tipo:

“Parte del tuo tempo lo impieghi a studiare, altra parte a fare le cose che ami, altro ancora a non fare nulla. Quello è tempo sprecato e va eliminato”.

MA VA????…

Nessuna novità: inizi a studiare ma lo smartphone, i contrattempi, la procrastinazione, gli impegni e la fatica ti bloccano.

E ti ritrovi ad arrivare alla data della prova con delle aree in cui senti chiaramente che la tua preparazione non è sufficiente.

La soluzione che consiglio a tutti gli allievi del Corso Base Gratuito MemoVia è seguire delle strategie di gestione del tempo: cioè mettersi delle regole semplicissime per fare il massimo nel minor tempo possibile.

Come organizzarsi la giornata col time management per smettere di avere ansia

Organizzazione giornata: un fallimento.

Ti è mai capitato di arrivare a metà giornata e di dirti “Mamma mia! Oggi non ho combinato ancora nulla!”?

Ovviamente non è davvero così, però hai la sensazione più o meno chiara che non hai ancora fatto nulla di realmente importante, quelle cose che veramente vanno fatte perché sai che ti porteranno dei vantaggi o daranno una spinta al tuo lavoro, allo studio, alla tua attività.

Il vero segnale di cattiva gestione del tempo è l’ansia. La sensazione di essere sempre in emergenza, o che qualcosa ti sta sfuggendo di mano.

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Nella vita il tempo è la cosa più importante che abbiamo, purtroppo siamo “costretti” a trascorrerne tantissimo al lavoro o presi dagli impegni domestici… mentre ci piacerebbe stare in viaggio, che so, su una nave da crociera, su un’isola tropicale o in qualche splendida capitale europea…

Perché non si sa come organizzarsi la giornata (e quali errori si fanno)

Ok, è una cosa che si deve fare, ma noi lo sprechiamo pure:

  • sul tipo di attività sbagliata
  • sul lavoro giusto ma fatto nel momento sbagliato della nostra giornata
  • a dar retta a mille richieste di persone che ci rendono disorganizzati quanto loro
  • a “socializzare” quando in realtà dovremmo impegnarci, con la prospettiva di smettere finalmente di studiare e lavorare con la coscienza a posto, andare a casa oppure uscire a fare ciò che più ci piace.

Il principio fondamentale della gestione del tempo è aver chiaro ancor prima di iniziare cosa si sta facendo, quando lo si sta facendo e come organizzare una giornata in modo da finire il prima possibile e concedersi al relax o a una passione.

Per questo uso Google Calendar come time manager personale.

Come organizzare il tempo con Google Calendar (anche se programmare la giornata ti stressa un po’)

La prima cosa da fare, e che forse non hai mai fatto perché pensi che ci voglia troppo tempo, è essere organizzati con un programma, un planner, un’agenda o simili. Sei tu il tuo time manager.

Su questa agenda dovrai scrivere ogni giorno una lista di cose da fare, evitando che queste vengano fatte a caso.

Nel caso degli studenti, dovresti stabilire almeno quante pagine è necessario (e riesci a) studiare durante il giorno, per cercare di arrivare preparati alla prova su tutto il programma.

Personalmente uso Google Calendar: ci scrivo su tutto, ma proprio TUTTO, con colori diversi a seconda del tipo di attività.

Ecco un esempio di come gestire il tempo con un’organizzazione meticolosa della settimana:

gestione del tempo

Lo so sembra un po’ una follia, ma se vuoi fare tutto e bene devi darti dei tempi e delle regole… ok anche in modo meno ossessivo.

Il fatto di usare un’agenda o un calendario ha anche un altro vantaggio: stabilisce degli obiettivi temporali e ti costringe a ordinare le cose da fare in base alla loro priorità, ovvero alla loro importanza in vista dell’obiettivo finale. Ne parliamo tra poco.

Una cosa fondamentale da ricordare qui è di essere realista: decidi quanto studiare al giorno ma senza esagerare! E’ inutile pensare di poter fare a perfezione 100 pagine al giorno, se poi tanto non ce la fai. Meglio farne 30 al giorno ma bene, non trovi?

Poi, sia chiaro, sii flessibile: se non riesci a seguire alla lettera il programma non succede niente! I giorni di cazzeggio ci sono sempre, e così i contrattempi. Quel che non fai un giorno lo farai il successivo.

L’importante è non discostarti troppo da quanto programmato e usare la pianificazione come una guida e un “motivatore” per tutto il periodo di preparazione alla prova.

E qui entra in ballo il secondo principio.

Come organizzarsi la giornata: gestire il tempo con la regola della Priorità

Questo principio in parole povere si può riassumere così: la maggior parte dei vantaggi di ciò che fai della tua vita viene dal (relativamente poco) tempo in cui ti impegni veramente tanto.

Tradotto in altri termini, ogni volta che inizi a fare qualcosa:

“Fare questo è piacevole e importante tanto da portarmi avanti nel lavoro e farmi ottenere qualcosa? Oppure è una cosa che va fatta e basta?”

Per esempio, come puoi vedere nella foto sopra, metto in calendario le cose più importanti da fare per prime, e dopo tutte le altre.

Così sono sicuro che la mattina farò le cose fondamentali.

Se non te lo chiedi ti ritroverai a fare un sacco di lavoro che deve essere fatto per forza, per intenderci, e a non dedicare abbastanza attenzione a quello che serve e importa davvero!

Che ne so, potresti svegliarti la mattina e iniziare facendo un riassunto chilometrico di un capitolo. Per poi renderti conto dopo averlo fatto che quel capitolo non era così importante ai fini dell’esame.

Magari il capitolo importante era il successivo, e tu hai dedicato 4 ore a fare una cosa meno importante di un’altra, per quanto fosse da studiare anche quella.

La soluzione è: durante la giornata dividi esattamente a metà le ore di lavoro e… dedicane una metà alle “cose da fare e basta” e l’altra metà alle “cose fondamentali”!

La gestione del tempo ti semplifica la vita… organizzare lo studio con un bivio

A proposito di cose fondamentali, siete persone incasinate?

Alcuni nella confusione si trovano molto bene, dicono che hanno un loro ordine mentale.

Altri hanno bisogno di essere totalmente inquadrati e che non ci sia nulla fuori posto, altrimenti vanno in ansia.

Io ero fra i primi, ma di recente ho fatto un corso per imparare a organizzarmi la vita e mi sono reso conto che sono pieno di cose che accumulo e non riordino mai.

Ho deciso di mettere ordine e per farlo ho avuto bisogno di stravolgere un po’ il mio modo di ragionare.

Il segreto a quanto pare sta nel dividere tutto in due categorie: le cose da fare e quelle da eliminare.

La chiave per sapere sempre in anticipo come organizzarsi la giornata

Prova subito a fare una lista di dieci cose da fare. Ora dividile in due colonne:

– Quelle IN ENTRATA sono tutte le cose che decidi di sistemare durante la giornata.

Può essere un capitolo da studiare, pagare l’assicurazione, prendere un appuntamento, chiarire una situazione con una persona (o programmare del tempo per farlo).

– Quelle IN USCITA sono tutte le cose che non sai se sono da fare o meno, hai indecisione, non hai capito se ti servono.

Lo so è drastico ma ti devi sforzare di mettere ogni cosa in un mucchio o nell’altro.

Perché solo due categorie? Perché il cervello è bravissimo a scegliere tra due opzioni, ma quando diventano tre… va nel pallone e perde un sacco di tempo per decidere.

Ottimizzare il tempo con la Matrice Eisenhower

L’ideale, a dire la verità, sarebbe che le cose da fare per forza venissero automatizzate, magari con qualche programma informatico, in modo che siano sempre più veloci… oppure chiedere di farsi aiutare da qualcuno, anche a pagamento se necessario.

Tutto quello che abbiamo appena detto è ben riassunto nella famosa Matrice Eisenhower:

matrice di eisenhouer

La matrice di Eisenhower è facilissima da leggere. Ci troviamo:

  1. le cose da fare subito, all’inizio della giornata, altrimenti ti ritrovi a metà pomeriggio con l’acqua alla gola.
    Esempio: studiare i capitoli che il prof chiede con più probabilità.
  2. le cose che puoi fare dopo le prime, sempre entro la giornata.
    Esempio: andare a lezione (se non le hai obbligatorie)
  3. quelle che credi di dover fare con urgenza, ma in realtà possono fare anche altri (specialmente se è compito loro).
    Esempio: lavare bagno e cucina, fare la spesa, fare i piatti quando è il turno delle tue coinquiline.
  4. quelle da eliminare il prima possibile dalla tua vita.
    Esempio: giochini sulle app, scrollare i social network, fare i riassunti e gli schemi.

Resta fedele alle regole di organizzazione del tempo (quando puoi)

Riassumendo, ottimizzare il tempo può essere molto più semplice mettendo insieme e basandosi senza eccezioni su delle regole intuitive, che talvolta dimentichiamo o abbiamo paura di applicare.

Rimanendo incollati al calendario ogni giorno, i risultati saranno sorprendenti già in una settimana e potrai seguire un’ultima regola, fondamentale:

ogni tanto stacca completamente dallo studio e dal lavoro, rilassati, passeggia, fai sport, perché anche l’essere umano ha bisogno di ricaricare le pile e se non lo fa, presto si sentirà scarico e frustrato.

Questo almeno è ciò che succede a me. Di solito pianifico molto, decido quanto studiare ogni giorno e cosa fare di veramente importante. Ma pianifico anche il mio calendario “personale”.

Non trascuro i rapporti sociali, le passioni, lo svago, lo sport e le uscite, però quando si tratta di studiare cerco di concentrarmi al massimo.

Come organizzare la giornata e pianificare il tempo per studiare senza forzarsi

Ai corsisti insegno però anche un’altra cosa: a non forzarsi mai, perché forzarsi chiude un po’ i cancelli percettivi e della concentrazione. Ok studiare, ma senza esagerare.

Non forzarsi significa studiare solo quando si è veramente pronti a farlo, senza esagerare e facendo pause frequenti. Solo così la mente è sempre pronta ad apprendere e non vede il compito come eccessivamente gravoso.

In ogni corso gestione del tempo e obiettivi sono considerati importantissimi. Ma non si possono avere solo obiettivi nella vita!

Gestire il proprio tempo significa anche ritagliarsi del tempo libero: tutto deve essere integrato e funzionare bene, altrimenti gli equilibri saltano e si sta male, in perenne ansia e agitazione.

La corretta gestione del tempo tramite Matrice di Eisenhower è solo uno dei tantissimi elementi che garantiscono i grandi risultati del Corso Base Gratuito MemoVia.

Sì è vero ci sono anche i libri e i corsi a pagamento. Mica è obbligatorio fare un corso del tutto gratuito con gli stessi contenuti! Ognuno spende i propri soldi come preferisce.

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